CARI TAHU: Apakah Analisis Sistem itu?

Ada beberapa pembahasan yang akan kita bahas bersama mengenai Analisis Sistem, yaitu :

1)            Pengertian Analisis Sistem

2)            Fungsi Sistem Analis

3)            Tanggung jawab Analisis Sistem

4)            Tugas umum dan teknis dari Analisis Sistem

5)            Inilah langkah kerja dari sistem analis

6)            Pribadi dari sistem analis

7)            Perbedaan Sistem Analis dan Programmer

8)            Keahlian yang harus dimiliki seorang Analisis Sistem

9)            Tingkatan Analisis Sistem

10)        Etika profesi sebagai Analisis Sistem

11)        Langkah-Langkah di Dalam Analisis Sistem

Berikut Pembahasan dari masing-masing pokok bahasan yang telah disebutkan diatas :

1)         Pengertian Analisis Sistem

Yang dimaksud dengan Analisis Sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang sudah utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan tujuan dapat menidentifikasi dan menevaluasi berbagai macam permasalahan maupun hambatan yang terjadi pada sistem sehingga nantinya dapat dilakukan perbaikan atau pengembangan.

Sedangkan orang atau kelompok yang melakukan perancangan dan perbaikan pada suatu sistem disebut Sistem Analis. Sistem analis merupakan individu ataupun kelompok dalam melakukan pengembangan sistem, sistem analis mempelajari permasalahan maupun kebutuhan pada suatu sistem dan sistem analis juga merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap proses analisa maupun perancangan pada sistem informasi.

2)         Fungsi Sistem Analis

Adapun beberapa fungsi dari sistem analis, yang diantaranya meliputi:

1.      Dapat menidentifikasikan berbagai masalah dari pemakai (user).

2.   Menentukan secara jelas mengenai sasaran yang harus dicapai untuk dapat memenuhi   kebutuhan pemakai.

3.      Dapat memilih metode alternatif dalam memecahkan masalah pada sistem.

4.  Dapat merencanakan maupun menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang  diinginkan pemakai.

3)         Tanggung jawab Analisis Sistem

Tanggung jawab dari seorang sistem analis, diantaranya meliputi:

1.      Pengambilan data yang efektif dari sumbernya.

2.      Aliran data pada sistem.

3.      Pemerosesan dan penyimpanan data.

4.      Aliran dari informasi yang berguna kembali pada proses maupun penggunanya.

4)        Tugas umum dan teknis dari sistem analis

         A.    Beberapa tugas umum yang dilakukan oleh sistem analis, yang diantaranya meliputi:

       1.   Mengumpulkan dan menganalisis dokumen maupun file yang ada hubungannya dengan sistem yang sedang berjalan.

       2.    Menyusun dan menyajikan laporan untuk perbaikan sistem yang sedang berjalan kepada pemakai.

      3.   Merancang suatu sistem perbaikan dan menidentifikasi aplikasi-aplikasi untuk penerapannya pada komputer.

       4.    Melakukan analisis, menyusun biaya maupun keuntungan yang didapatkan pada sistem yang baru.

       5.    Mengawasi berbagai aktivitas pada sistem yang baru dibuat.

       B.     Inilah tugas teknis dari sistem analis, yang diantaranya meliputi :

1. Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem yang baru. 
2. Melakukan penyusunan prosedur untuk pengawasan kerja. 
3. Melakukan penyusunan DFD (Data Flow Diagram), SADT (Structured Analysis and Design Technique) maupun FlowChart untuk melakukan perancangan pada sistem yang baru secara lebih detail. 
4. Melakukan perancangan pola pengawasan pada data yang sifatnya dianggap penting sekali. 
5. Melakukan penyusunan terhadap dokumen maupun file-file untuk dapat digunakan pada komputer supaya sistem yang baru dibuat dapat berjalan secara lancar dan efektif. 
6. Melakukan perancangan pada bentuk input dan output supaya mudah dibaca dan dipahami oleh pemakai. 
7. Dan melakukan penyusunan dokumentasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh sistem analis dalam merancang suatu sistem yang baru.

5)         Inilah langkah kerja dari sistem analis

Langkah-langkah kerja dari sistem analis, diantaranya meliputi:

1.      Yang pertama, tahap melakukan identifikasi permasalahan pada sistem.

2.     Yang kedua, tahap melakukan studi kelayakan dan memahami kinerja dari sistem yang ada.

3.      Yang ketiga, tahap melakukan analisis dan perancangan sistem.

4.      Yang keempat, tahap melakukan penerapan sistem.

5.      Yang kelima, tahap melakukan evaluasi dan pemeliharaan pada sistem.

6)         Pribadi dari sistem analis

Adapun beberapa pribadi yang perlu dimiliki oleh seorang sistem analis, diantaranya meliputi:

1.      Dapat bekerjasama dalam suatu tim.

2.      Dapat berkomunikasi dengan baik.

3.      Selalu bersikap sopan dan santun.

4.      Menghargai pendapat teman yang dalam tim.

5.      Memiliki sikap yang tegas.

6.      Mempunyai kreativitas dan inovasi yang tinggi, dan lain-lain.

7)         Perbedaan Sistem Analis dan Programmer

Terkadang dalam pengembangan sistem antara System analyst dan programmer sulit dibedakan karena dalam penerapannya kedua jenis pekerja ini dapat merangkap dua tugas sekaligus apakah itu Analis Sistem yang merangkap sebagai Programmer ataupun Programmer yang meragkap sebagai Analis Sistem. Namun sebenarnya berdasarkan tugas dan tanggungjawab masing-masing kedua jenis profesi ini dapat dibedakan, berikut ini tugas dan tanggungjawab Analis Sistem dan Programmer:

1.      Sistem analis:

a.   Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja,   tetapi pada sistem secara keseluruhan.

b.    Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga  pada bidang aplikasi yang ditanganinya.

c.    Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah  secara garis besar.

d.   Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama  analis sistem, programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

2.      Programmer:

a.      Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

b.   Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer,   utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

c.  Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.

d.     Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada  sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang  bangun(spesifikasi) program.

8)         Keahlian yang harus dimiliki seorang Analisis Sistem

Sebagai analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik:

1.      Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer

Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer.

Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

2.      Pengetahuan tentang metode kuantitatif

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

3.      Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

9)         Tingkatan Analisis Sistem

Dalam pengembangan Sistem yang besar biasanya melibatkan banyak personil dalam satu tim, dalam tim tersebut bisa terdapat lebih dari satu orang Analis Sistem. Berikut adalah tingkatan Analis Sistem dalam tim pengembang sistem :

1.      Manajer analis sitem (Manage of  Systems Analyst)

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:

a)         Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem

b)         Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya.

c)         Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.

d)       Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya.

e)         Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

f)     Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan- perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai  sistem.

g)        Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).

h)        Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2.      Ketua analis sistem (Lead Systems Analyst)

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3.      Analis sistem senior

Analis sistem senior (Senior Systems Analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.

4.      Analis sistem junior (Junior Systems Analyst)

Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (Systems Analyst Trainee).

10)     Etika profesi sebagai Analisis Sistem

Setelah membahas deskripsi pekerjaan dari system analyst, sekarang akan dibahas mengenai kode etik atau etika profesi sebagai system analyst, dan kebanyakan dari kode-kode etik ini disadur atau saling berhubungan dengan kode etik atau etika profesi dari pekerjaan lain, seperti programmer, operator entri data, dll. yaitu  :

1.      Tidak pernah mengambil keuntungan dari pekerjaan orang lain.

2.      Tidak boleh mempermalukan profesinya.

3.      Terus mengikuti pada perkembangan ilmu komputer.

4.     Tidak boleh menulis kode atau menganalisis yang dengan sengaja menjatuhkan analisis  untuk mengambil keuntungan dalam menaikkan status.

5.     Tidak boleh membeberkan data-data penting karyawan dalam perusahaan.

6.  Tidak boleh memberitahu masalah keuangan pada pekerja dalam pengembangan suatu proyek.

7.      Bertanggung jawab atas keputusan yang sudah di ambil

11)     Langkah-Langkah di Dalam Analisis Sistem

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :

1.      Identify, mengidentifikasi masalah

2.      Understand, memahami kerja sistem yang ada

3.      Analyze, menganalisis sistem

4.      Report, membuat laporan hasil analisis

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

A.    Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

a)      Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.

b)      Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

c)      Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

B.     Memahami Kerja Sistem

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :

1.      Menentukan jenis penelitian

2.      Merencanakan jadual penelitian

 a.       Mengatur jadual wawancara

 b.       Mengatur jadual observasi

 c.       Mengatur jadual pengambilan sampel

3.      Membuat penugasan penelitian

4.      Membuat agenda wawancara

5.      Mengumpulkan hasil penelitian

C.     Menganalisis Hasil

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

1.      Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

ü  apa yang dikerjakan ?

ü  bagaimana mengerjakannya ?

ü  siapa yang mengerjakan ?

ü  dimana dikerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

ü  mengapa dikerjakan ?

ü  perlukah dikerjakan ?

ü  apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity.

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

2.      Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

D.    Membuat Laporan Hasil Analisis

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1.      Analisis telah selesai dilakukan

2.   Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh  analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

3.      Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen

4.      Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

DAFTAR PUSTAKA

Sora N.06 September 2015.Berikut Ini Pengertian Analisis Sistem Secara Lebih Jelas/Blog.
diakses dari : http://www.pengertianku.net/2015/09/pengertian-analisis-sistem-secara-lebih-jelas.html

pada tanggal : 20 Maret 2018

Robbiazie.05 Desember 2012.Analisis sistem/Web.
diakses dari : https://www.slideshare.net/robbiazie/analisis-sistem?from_action=save

pada tanggal : 20 Maret 2018

Sugeng Riyadi.24 Mei 2011.Pekerjaan Sebagai System Analyst/Blog.
diakses dari : https://shawhite.wordpress.com/2011/05/24/pekerjaan-sebagai-system-analyst/

pada tanggal : 20 Maret 2018